OGV mit neuem Webauftritt

Der OGV Ascha freut sich bekannt zu geben, dass er nach einer 6-monatigen Projektphase seine neue Website veröffentlicht und parallel dazu eine Vereinssoftware zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Digitalisierung der Abläufe einführt.

Im Februar 2023 fand der Workshop "Leitbild und Zielsetzungen für die nächsten Jahre" im Kreise des Vereinsausschusses und unter der Leitung und Moderation von Willhelm Zirngibl statt. Die Ergebnisse des Workshops wurden in vier Handlungsfelder aufgeteilt. Eines der Handlungsfelder ist der Bereich "Organisation und Kommunikation nach innen und außen". Ein Teilziel des Handlungsfeldes war es, eine moderne Kommunikationsplattform zu finden, um den Ausschuss, die OGV-Mitglieder und die Öffentlichkeit effizient und effektiv zu informieren und dabei die Kosten im Rahmen eines vertretbaren Budgest zu halten.

Zu diesem Zweck wurde eine Arbeitsgruppe "OGV-Digital" gebildet, bestehend aus den Ausschussmitgliedern Jürgen Schönwälder, Alois Piendl, Christoph Petzendorfer und dem OGV-Mitglied Stefan Schwarz, der aufgrund seiner Erfahrung in diesem Bereich seine Unterstützung im Vorfeld angeboten hatte. Als Termin für die Einführung der neuen Lösung wurde der Dezember 2023 festgelegt.

Am 22.03.2023 fand das gemeinsame "Kickoff"-Meeting im Gemeindehaus in Ascha statt. In einer Brainstorming-Phase wurden verschiedene Teilziele herausgearbeitet, darunter der Aufbau einer Website zur Präsentation des Vereins und der Vereinsziele. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die Mitgliederverwaltung, das Terminmanagement, die Speicherung von Daten und die Abläufe im Finanzbereich vereinfacht und standardisiert werden sollten. Stefan Schwarz erhielt die Aufgabe, sich um die Recherche nach einer geeigneten Plattform zu kümmern. Beim nächsten Treffen der Arbeitsgruppe am 10.05.2023, präsentierte er die Ergebnisse dem Gremium. Die Auswahl des Anbieters erfolgte umgehend, da nur ein Kandidat alle Anforderungen erfüllte und innerhalb des OGV-Budgets lag. Dies markierte den Startschuss für die Umsetzungsphase, die von Alois Piendl und Stefan Schwarz gemeinsam koordiniert und von Karina und Stefan Schwarz durchgeführt wurde.

Zunächst wurde das Design der Website entwickelt, einschließlich Farben und Schriftarten. Anschließend wurde die Website-Struktur aufgebaut. Der Inhalt der Website, bestehend aus Bildern und Texten, wurde gesammelt und digitalisiert, um die Website mit Leben zu füllen. Parallel dazu musste die Domain ogv-ascha.de umgezogen werden – ein etwas umfangreiches Unterfangen, wie sich zwischenzeitlich herausstellte.

Zeitgleich mit der Erstellung der Website wurden alle Mitglieder in die neue Vereinssoftware importiert und die Daten manuell aktualisiert, um die SEPA-Datei zum Einzug der Mitgliedsbeiträge zum ersten Mal über das Finanzmodul der neuen Lösung zu generieren. Zudem wurden zentrale Kalender für Ausschusssitzungen, Veranstaltungen und Buchungen für den Troidkasten/Backofen erstellt.

Als zentrales, digitales Kommunikationsmedium an die Öffentlichkeit wurde die Muni-App neben der neuen Website ausgewählt, um die Bekanntmachung des Vereins zu unterstützen und eine, von globalen sozialen Medien unabhängige, Plattform zu nutzen die die Zielgruppe des Vereins bereits auf dem Smartphone verwendet und somit durch Push-Nachrichten aktiv über Neuigkeiten informiert wird.

In einer Pilotphase testete das Umsetzungsteam eine zentrale Datenspeicher- und Kollaborationslösung, eines Open Source Anbieters, die in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird. Dadurch wurde für jeden Bedarf eine Technologie gefunden, die den deutschen Datenschutzstandards (DSGVO) entsprechen und außerdem über eine Rechte- und Rollenfunktion verfügen, sodass sensible Mitgliedsdaten nur von Ausschussmitgliedern eingesehen werden können, die aufgrund Ihrer Rolle Zugriff benötigen.

Seit Anfang Oktober ist die neue Vereinswebsite unter dem Link www.ogv-ascha.de erreichbar. Bereits Im Willkommensbereich finden Nutzer kurze Zusammenfassungen der Inhalte, die im gesamten Webauftritt zur Verfügung stehen. Der Bereich "Aktuelles" enthält Berichte über Veranstaltungen, Ausflüge und Arbeitseinsätze. In der Rubrik "Mitglied werden" werden die Vorteile und Mehrwerte einer Mitgliedschaft präsentiert und mit einem Online-Formular zum Mitglied werden animiert - für bestehende Mitglieder bietet der Verein ein Formular zur Aktualisierung der Daten an, damit Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Kontodaten bequem digital übermittelt werden können. Die Mitglieder des Ausschusses werden im Bereich "Verein" vorgestellt. Dort steht auch bereits der erste Teil der Vereinsgeschichte "Entstehung des Obstlehrgartens" verfügbar ist. Abgerundet wird der Auftritt durch ein Kontaktformular und einem Link-Bereich mit Informationen zum Kreis- und Landesverband auf deren Webseiten immer wieder interessante Inhalte für Naturfreunde und passionierte Hobbygärtner veröffentlicht werden.

Die gesamte Website ist für die Darstellung auf Mobilgeräten optimiert, sodass Besucher alle Inhalte auch auf Smartphones und Tablets konsumieren können.

Interessierte Mitglieder können sich bereits für den geschützten Login-Bereich registrieren. Dazu müssen sie vorab dem Verein Ihre E-Mail-Adresse im Formular für bestehende Mitglieder übermitteln - nur wenn dem Verein die E-Mail-Adresse bekannt ist, ist eine Registrierung möglich.

Nächste Schritte:

Weiterhin ist geplant, den Bereich der Historie des Vereins auszubauen. Zielsetzung ist, wichtige Inhalte und Meilensteine der 40-jähringen Vereinsgeschichte festzuhalten und damit den unermüdlichen Einsatz von ehemaligen Vorständen, Ausschuss- und Vereinsmitgliedern sowie ehrenamtlichen Helfern zu würdigen. Der interne Bereich für Vereinsmitglieder soll erweitert werden, um die Vorteile des Vereins auch digital abzubilden und Bildergalerien zur Verfügung zu stellen. Der gesamte Webauftritt wird derzeit für Suchmaschinen optimiert, damit Interessierte den Verein auch über konventionelle Suchmaschinen-Anbieter finden können. Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase wird die OGV-Cloud an alle Ausschussmitglieder ausgerollt, um eine gemeinsame, transparente Arbeitsbasis zu schaffen. Über die Herbst- und Wintermonate wird ein Messenger-Gruppen-Konzept für verschiedene Zwecke (z.B. für Arbeitseinsätze) eingeführt, damit Teilgruppen schnell und einfach informiert werden können.

Der Obst- und Gartenbauverein Ascha e.V. freut sich über die erfolgreiche Einführung der neuen Website – noch vor dem selbstgesteckten, zeitlichem Meilenstein - und ist überzeugt, dass diese die Interaktion und Kommunikation innerhalb des Vereins weiter verbessern wird. Mitglieder und Interessierte sind herzlich eingeladen, die Homepage des Vereins näher zu erkunden und sich der Gemeinschaft anzuschließen. Gemeinsam eine nachhaltige Zukunft gestalten.